Witaj nieznajomy! Dziś jest: niedziela, 24 Wrzesień 2017
Bydgoski Portal Internetowy
CODZIENNIE NOWA DAWKA
INFORMACJI

   
E-faktura

E-faktura

Zgodnie z ustawą (art.2 pkt. 32), e-faktura jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Podobnie jak tradycyjna faktura papierowa, powinna zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT aby została uznana za e-fakturę.

Od 1 stycznia 2014 roku regulacje dotyczące e-faktur znalazły się bezpośrednio w ustawie o VAT. Wcześniej określało ją rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur elektronicznych, zasad ich przechowywania, a także udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej. W raz z początkiem 2012 roku, to powyższe rozporządzenie zostało uchylone, a co za tym idzie wszystkie regulacje związane z e-fakturami można obecnie przeczytać między innymi w artykułach: 106m, 106n,oraz 112a ustawy VAT.

Zalety e-faktury:

oszczędność – w porównaniu do tradycyjnej faktury, nie ponosimy kosztów za przesyłki pocztowe;

wygoda przechowywania – faktura elektroniczna nie zajmuje tyle miejsca co papierowa, a dodatkowo można ją przeglądać w dogodnej chwili na swoim komputerze lub otrzymując ją od wystawcy drogą elektroniczną;

terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki – w porównaniu z tradycyjną fakturą znika niebezpieczeństwo niedostarczenia faktur.

Format i przechowywanie e-faktur

W nowelizacji ustawy o VAT zostały określone przykłady zastosowania faktur elektronicznych: „Wyboru formatu dokonują podatnicy. Obejmowałby on faktury w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML) lub inne rodzaje formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym). Faktury utworzone w formacie elektronicznym poprzez, przykładowo, programy księgowe lub edytory tekstu, które zostały wysłane lub otrzymane na papierze, choć będą fakturami w rozumieniu projektowanych przepisów ustawy o VAT, nie będą uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu zaproponowanej w pkt 32 definicji. Z drugiej strony faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne – pod warunkiem że wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu. W świetle projektowanej regulacji rodzaj formatu elektronicznego faktury pozostawał będzie bez znaczenia, ważny powinien być jedynie fakt, że faktura jest w formacie elektronicznym w momencie jej wystawienia oraz otrzymania. Projektowane przepisy ustawy, podobnie jak i obowiązujące przepisy rozporządzenia Ministra Finansów, nie ograniczają możliwych do zastosowania formatów elektronicznych faktur (…) Aby faktura mogła zostać uznana za wystawioną, w rozumieniu projektowanego zapisu, dostawca lub usługodawca albo osoba trzecia działająca w ich imieniu, bądź też nabywca lub usługobiorca w przypadku samofakturowania, musi udostępnić fakturę w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. Poprzez udostępnienie należy rozumieć, że faktura elektroniczna jest przekazywana bezpośrednio odbiorcy poprzez np. wiadomość e-mail lub bezpieczne połączenie albo że jest udostępniana i dostępna dla odbiorcy za pośrednictwem portalu internetowego. Faktura powinna zostać uznana, w świetle zaproponowanej definicji, za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy – np. w momencie jej pobrania z portalu internetowego lub w momencie wpływu wiadomości e-mail zawierającej fakturę elektroniczną na serwer pocztowy odbiorcy.

W 8 rozdziale ustawy o „Ochrony danych”, zgodnie z art.71 – księgi rachunkowe, dowody księgowe, wliczając e-faktury, dokumenty z inwentaryzacji, a także sprawozdania finansowe jednostek, należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi z zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem czy zanieczyszczeniem. Faktury elektroniczne powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, gwarantując w ten sposób autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, a także ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Powyższe dokumenty możemy przechowywać w formach elektronicznych, takich jak: płyty DVD lub dobrze zabezpieczonych dyskach twardych; one natomiast powinny być umieszczone w specjalnych pomieszczeniach (sejfach lub szafach), gdzie dostęp do nich mają osoby upoważnione. Należy także regularnie robić kopie zapasowe dokumentów. Przechowujemy je tak samo długo jak papierowe, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Użytkowanie i akceptacja faktury elektronicznej

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. W przypadku akceptacji wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć już następnego dnia. Właściciel firmy traci prawo do stosowania faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji przez odbiorcę.

Faktury korygujące i duplikaty

E-faktury można korygować i wystawiać ich duplikat. Podobnie jak oryginały powinny one mieć formę elektroniczna. W wyjątkowych przypadkach, jak np. przeszkody formalne lub techniczne, uniemożliwiające wystawienie i wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, dopuszcza się wystawienie dokumentu papierowego, np. gdy kontrahent cofnie akceptację.

Kontrola e-faktur

W razie kontroli faktur elektronicznych właściciel ma obowiązek: umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp drogą elektroniczną do faktur; udostępnić tym organom dane w potwierdzające autentyczność pochodzenia, a także integralność treści faktur przesłanych (np. informacje odnośnie certyfikatów). Poza tym, umożliwić udokumentowany pobór i odczyt faktur elektronicznych przez powyższe organy czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do Internetu i oprogramowanie niezbędne dla obsługi e-faktur.

Do wglądu powinnyśmy udostępnić także poniższe informacje:

• poświadczenie dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego;
• oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną;
• potwierdzenie na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono korektę papierową;
• dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI dotyczącą podatnika i jego kontrahenta.

Udostępnij artykuł...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Pin on PinterestShare on LinkedIn

E-firma

  • Zakładam firmę
  • Zatrudniamy pracownika
  • Formularze i wzory
  • Telepraca
  • Kalkulatory
  • Polska klasyfikacja działalności
  • Finansowanie działalności
  • Fundusze UE – regionalne woj. Kujawsko-pomorskiego
  • Komputer w firmie
  • Kalendarium
  • E-faktura
  • Podpis elektroniczny
  • E-sklep
    platforma zakupowa dla firm


    DOŁĄCZ DO NAS NA FACEBOOK'u