Witaj nieznajomy! Dziś jest: piątek, 24 Listopad 2017
Bydgoski Portal Internetowy
CODZIENNIE NOWA DAWKA
INFORMACJI

   
Dokumenty pracownicze

Jednym z ważniejszych zadań pracodawcy jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Rodzaje dokumentów jakie musi gromadzić pracodawca w zawiązku z zatrudnieniem pracownika regulują przepisy prawa pracy.

Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów:

a. akta osobowe pracownika,
b. choroby zawodowe,
c. ewidencja czasu pracy,
d. ewidencja wynagrodzeń,
e. odzież i środki ochrony indywidualnej.

a. akta osobowe pracownika

Pracodawca ma obowiązek założyć oraz prowadzić dla każdego pracownika tzw. akt osobowe, składające się z 3 części (A, B, C). W ich obrębie dokumenty powinny być one ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane, zawierając pełny wykaz.

Część A – tutaj pracodawca przechowuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:

– wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii;
– świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
– dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
– świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
– orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
– inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Dodatkowo, osoba ubiegająca się o zatrudnienie może złożyć dokumenty potwierdzające umiejętności oraz osiągnięcia zawodowe, a także świadectwa pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia.

Część B – tutaj należy umieścić dokumenty nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

– umowę o pracę, a gdy umowa nie została zawarta na piśmie, potwierdzenie ustaleń rodzaju takiej umowy, a także jej warunków i zakres obowiązków;
– pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z: przepisami regulaminu pracy, prawami i obowiązkami pracownika (które pracodawca powinien mu przekazać w ciągu 7 dni od zawarcia umowy), z przepisami BHP itp.;
– zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
– korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową;
– kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika;
– orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;
– umowę o zakazie konkurencji (gdy strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy);
– oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt. 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach;
– dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do rozliczenia się;
– dokumenty mówiące o chęci podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
– oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
– dokumenty, które określają przyznanie pracownikowi nagrody/wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej;
– dokument określający udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego;
– dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy (w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy);
– wnioski pracownika mówiące o ustaleniu indywidualnego rozkładu jego czasu pracy;
– wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
– informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

– oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
– kopię świadectwa pracy,
– dokumenty odnośnie żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
– orzeczenia lekarskie wydane dotyczące przeprowadzonych badań okresowych po rozwiązaniu stosunku pracy,
– potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
– umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.

b. choroby zawodowe

Poza aktami osobowymi pracodawca powinien prowadzić dokumentację dotyczącą:

– chorób zawodowych,
– wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
– podejrzeń o choroby zawodowe oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

c. ewidencja czasu pracy

Do obowiązków pracodawcy należy także założenie i prowadzenie osobno dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

– pracę w poszczególnych dobach (w tym także pracę w niedziele i święta, w nocy, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy);
– urlopy;
– zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
– dyżury;
– w odniesieniu do pracowników młodocianych, pracodawca powinien uwzględniać w ewidencji czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

W tym miejscu, dołącza się także do karty ewidencji czasu pracy pracownika jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy, w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

d. ewidencja wynagrodzeń

Pracodawca zakłada i prowadzi również, dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (także odzież i środki ochrony indywidualnej).

W karcie ewidencyjnej pracownika powinien znaleźć się przydział do :

– odzieży i obuwia roboczego,
– środków ochrony indywidualnej,
– wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Udostępnij artykuł...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Pin on PinterestShare on LinkedIn

E-firma

  • Zakładam firmę
  • Zatrudniamy pracownika
  • Formularze i wzory
  • Telepraca
  • Kalkulatory
  • Polska klasyfikacja działalności
  • Finansowanie działalności
  • Fundusze UE – regionalne woj. Kujawsko-pomorskiego
  • Komputer w firmie
  • Kalendarium
  • E-faktura
  • Podpis elektroniczny
  • E-sklep
    platforma zakupowa dla firm


    DOŁĄCZ DO NAS NA FACEBOOK'u